De Topsector Energie (TSE) is de drijvende kracht achter innovaties die nodig zijn voor de transitie naar een betaalbaar, betrouwbaar en duurzaam energiesysteem. De doelstellingen uit het Klimaatakkoord bepalen de prioriteiten van de TSE. Voor het uitvoeren van een aantal van haar taken verwerkt TSE persoonsgegevens. TSE hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en gaat hier op een veilige en zorgvuldige manier mee om. In deze privacyverklaring leest u hoe TSE dat doet.
De Topsector Energie bestaat uit verschillende organisaties, te weten TKI Biobased Economy, TKI Energie en Industrie, TKI Nieuw Gas, TKI Urban Energy, TKI Wind op Zee, TKI-Energie en onderdelen van RVO. Deze organisaties zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring geldt voor de organisaties TKI Biobased Economy, TKI Energie en Industrie, TKI Nieuw Gas, TKI Urban Energy, TKI Wind op Zee en TKI-Energie. RVO heeft een eigen privacyverklaring.
Heeft u vragen over de verwerking van persoonsgegevens door een van de organisatie binnen de Topsector Energie? Neem dan contact op via privacy@TKI-energie.nl.
1. Verwerken van persoonsgegevens
TSE verwerkt persoonsgegevens van personen met wie zij contact onderhoudt, bijvoorbeeld door het sturen van nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen. Daarnaast verwerkt TSE persoonsgegevens over haar medewerkers voor het voeren van een administratie. Hieronder leest u per organisatie voor welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt.
Bijhouden gegevens van bestuurders
| Organisatie | Doeleinde | Betrokkenen | Soort persoonsgegevens |
|---|---|---|---|
| Alle organisaties onder TSE | Voeren van een personeelsadministratie, sollicitanten en administratie derden | Personen die werkzaamheden verrichten voor TSE | Identificerende gegevens, financiële gegevens |
| Bestuurders | Identificerende gegevens, e-mailadres, mobiele telefoonnummer |
||
| Verspreiden van nieuwsbrieven | Personen die zich hebben aangemeld voor een nieuwsbrief Personen met wie TSE een relatie onderhoudt die betrekking heeft op het onderwerp van de nieuwsbrief |
Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en interessevelden. | |
| Organiseren van evenementen | Personen met wie TSE een relatie onderhoudt die betrekking heeft op het onderwerp van het evenement | Naam, bedrijfsnaam, e-mail, mobiele telefoonnummer, interessevelden. | |
| Het beheren van een relatiebeheersysteem | Personen met wie TSE een relatie onderhoudt. | Naam, bedrijfsnaam, postadres, vestigingsadres, vast telefoonnummer, mobiele telefoonnummer, website, e-mailadres, interessegebieden, wanneer contact is geweest en waarover. | |
| Het bijhouden van een ‘smoelenboek’/ fotowand | Personen die werkzaamheden verrichten voor TSE. | Portretfoto, naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, expertiseveld | |
| Registratie van gegevens bij websitebezoek | Er wordt bij website bezoek een cookie geplaatst waarbij de IP-adressen van bezoekers worden opgeslagen. De laatste 2 octetten (cijfergroepen) van elk IP-adres worden weggegooid zodat bezoekers van de website niet herleid kunnen worden. Op deze manier worden er geen persoonsgegevens verwerkt. | ||
| Contacten met de pers en vragen vanuit maatschappij | Journalisten met wie TSE een relatie onderhoudt. | Naam, medium, e-mailadres, vaste telefoonnummer, mobiele telefoonnummer, interessevelden. wanneer contact is geweest en waarover |
Grondslagen
De grondslag voor deze gegevensverwerkingen door TSE is het ‘gerechtvaardigd belang om haar reguliere bedrijfstaken uit te voeren’. Als deze wettelijke grondslag volgens ons ontoereikend is, vraagt TSE uitdrukkelijk toestemming aan de betrokkene om zijn gegevens te verwerken. In het geval van de medewerkersadministratie verplicht de wet ons vaak om persoonsgegevens te verzamelen of te delen met andere partijen, zoals de Belastingdienst.
TSE hanteert het uitgangspunt dat wij niet meer gegevens vragen dan noodzakelijk om ons werk te kunnen doen en wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig is. TSE is transparant over de verwerkingen en informeert betrokkenen desgewenst over de verwerking van hun persoonsgegevens.
2. Delen van persoonsgegevens met derden
TSE kan persoonsgegevens die zij in haar bezit heeft delen met andere partijen. Dat zijn bijvoorbeeld:
- Organisaties die evenementen organiseren die in het verlengde liggen van de taak van TSE;
- Overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst);
- Leveranciers (wanneer zij bijvoorbeeld applicaties beheren);
- Politie en Gerechtelijke instanties (uitsluitend op basis van een gerechtelijk bevel of een vonnis).
Het delen van persoonsgegevens met derden, doen wij alleen als daar een gegronde reden voor is. Dit kan zijn het uitvoeren van de overeenkomst met personen die voor TSE werken, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang in onze bedrijfsvoering. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
TSE geeft geen persoonsgegevens door aan partijen die buiten de Europese Unie gevestigd zijn.
3. Privacyrechten
Wilt u weten welke persoonsgegevens TSE over u heeft verzameld? Hebben wij onjuiste gegevens of wilt u dat uw persoonsgegevens niet langer bekend zijn bij TSE? Stuur dan een verzoek naar privacy@tki-energie.nl. Ook in geval van dit verzoek, zijn wij zorgvuldig. Daarom vragen we u zich te legitimeren met een kopie van een legitimatiebewijs. Ter bescherming van uw eigen privacy vragen wij u om op die kopie uw pasfoto, stroken met nummers, documentnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Na legitimatie proberen wij binnen vier weken tegemoet te komen aan het verzoek. Als wij hiervoor toch meer tijd nodig hebben, laten wij dat zo snel mogelijk weten.
Voor bepaalde gegevens die TSE verzamelt, geldt een wettelijke bewaartermijn. Dit betekent dat wij sommige gegevens niet mogen verwijderen, maar ook dat wij gegevens na afloop van die bewaartermijn vernietigen. In dit laatste geval kunnen wij deze gegevens na afloop van die bewaartermijn niet meer verstrekken.
Heeft u TSE toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken, maar wilt u deze toestemming intrekken? Laat ons dat dan weten via privacy@tki-energie.nl.
Er zijn verschillende nieuwsbrieven voor Topsector Energie, TKI Urban Energy en TKI Wind op Zee. Als u onze nieuwsbrieven niet langer wilt ontvangen kunt u ook gebruik maken van de afmeldknop onderaan de nieuwsbrieven.
4. Beveiliging
TSE beschermt uw persoonsgegevens met technische maatregelen én door duidelijke afspraken te maken met haar eigen medewerkers en partijen met wie TSE samenwerkt. Uw persoonsgegevens zijn zo niet alleen beschermd tegen diefstal en inbreuk van buitenaf, maar wij zorgen er ook voor dat alleen die medewerkers de gegevens inzien die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen.
TSE verkoopt geen gegevens aan derde partijen.
5. Datalekken
Ondanks dat TSE er alles aan doet om persoonsgegevens goed te beveiligen, kan het voorkomen dat persoonsgegevens per ongeluk in verkeerde handen terecht komen of dreigen te komen. TSE heeft voor die situatie een Protocol Datalekken. Dit protocol beschrijft hoe TSE handelt in geval van een datalek. Ons uitgangspunt is altijd om het lek zo snel mogelijk te dichten, de schade voor betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden en herhaling te voorkomen.
Denkt u een datalek ontdekt te hebben in onze systemen? Meld dit dan op privacy@TKI-energie.nl.
6. Meer informatie, klachten en vragen
Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of aanvullingen, of bent u niet tevreden over de manier waarop TSE omgaat met uw persoonsgegevens, neem dan contact op via privacy@tki-energie.nl.
Heeft u een klacht en komen wij er samen niet uit? Dan kunt u uw klacht kenbaar maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Tot slot
Wij kunnen onze privacyverklaring altijd wijzigen, bijvoorbeeld als er iets verandert in de wet of de rechtspraak of bij ontwikkelingen rond de activiteiten van TSE. De meest recente versie vindt u op onze website.